1. Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Aalto Space Association ry (myöhemmin myös ASA). Lyhennettä ASA käytetään myös säännöissä viittaamaan yhdistykseen. Yhdistyksen kotipaikka on Espoo, Suomi.
2. Tarkoitus ja toiminnan muodot
Yhdistyksen tarkoituksena on: edistää kiinnostusta, koulutusta ja yhteistyötä tähtitieteen, avaruustutkimuksen, satelliittien kehityksen ja niihin liittyvien teknologioiden parissa toimivien opiskelijoiden keskuudessa.
Tarkoituksen toteuttamiseksi yhdistys harjoittaa seuraavanlaisia toimintoja:
- Järjestää tapahtumia, työpajoja, seminaareja ja luentoja avaruuteen liittyvistä aiheista.
- Mahdollistaa opiskelijalähtöisiä avaruusteknologian hankkeita, kuten CubeSat-kehitystä.
- Järjestää yhteisiä tapahtumia ja projekteja yliopistojen, avaruusvirastojen ja teollisuuden toimijoiden kanssa.
3. Yhdistyksen kielet
- Yhdistyksen virallinen kieli on suomi.
- Työ- ja viestintäkieli on sekä suomi että englanti yhdenvertaisuuden takaamiseksi.
- Ensisijainen viestintäkieli on englanti.
4. Varainhankinta
Yhdistys voi kerätä varoja toimintansa tukemiseksi seuraavin keinoin:
- Tuotteiden myynti
- Jäsenmaksut
- Apurahojen hakeminen
- Yhteisöllinen talkootyö
- Lahjoitusten ja testamenttilahjoitusten hyväksyminen
- Sponsorointisopimukset
- Mainostilan myynti
- Maksullisten tapahtumien järjestäminen
- Myynti- ja markkinatapahtumien järjestäminen
- Kiinteän ja irtaimen omaisuuden hallinta
- Kahvitoiminnan harjoittaminen
- Ruoka- ja juomatarjoilun järjestäminen
- Vapaaehtoistyöhön osallistuminen
5. Jäsenyys ja jäsenten velvollisuudet
Jäsenyyskategoriat
Henkilöjäsenyys: Avoin kaikille Suomen yliopistojen opiskelijoille ja alumneille, jotka tukevat yhdistyksen tarkoitusta. Hallitus voi tehdä poikkeuksia näistä kriteereistä äänestyksen perusteella.
Yritysjäsenyys: Avoin yrityksille, jotka ovat kiinnostuneita tukemaan ja tekemään yhteistyötä yhdistyksen kanssa. Yritysjäsenet voivat saada etuja, kuten sponsorointia, näkyvyyttä ja osallistumisoikeuden tapahtumiin.
Jäsenoikeudet ja -velvollisuudet
Henkilöjäsenet
- Oikeus osallistua ja äänestää yhdistyksen kaikissa kokouksissa (vuosikokous, vaalikokous ja ylimääräiset kokoukset).
- Oikeus ehdottaa esityslistan asioita ja osallistua yhdistyksen toimintaan.
- Velvollisuus maksaa vuosittainen jäsenmaksu, noudattaa sääntöjä ja tukea yhdistyksen tarkoitusta.
Yritysjäsenet
- Oikeus osallistua ja käyttää puheoikeutta yhdistyksen kaikissa kokouksissa.
- Ei äänioikeutta yhdistyksen kokouksissa.
- Oikeus ehdottaa esityslistan asioita ja osallistua yhdistyksen toimintaan.
- Velvollisuus maksaa vuosittainen jäsenmaksu, noudattaa sääntöjä ja tukea yhdistyksen tarkoitusta.
Jäsenet eivät ole henkilökohtaisesti vastuussa yhdistyksen velvoitteista. Poikkeuksen myöntäminen jäsenyyttä hakevalle henkilölle vaatii yli puolet hallituksen äänistä.
6. Yhdistyksen toiminta
ASA harjoittaa monipuolista toimintaa jäsentensä aktiivisen osallistumisen edistämiseksi, mm.:
- Koulutus ja opintotoiminta: kurssit, koulutukset ja opetustilaisuudet avaruusaloilla.
- Tapahtumat ja kilpailut: kilpailut, näytökset, retket, leirit, hackathonit ja muut tapahtumat.
- Sosiaaliset ja kulttuuriset kokoontumiset: juhlat ja verkostoitumistilaisuudet.
- Viestintäkanavat: sähköisten kanavien ylläpito tiedonkulkua varten.
- Viestinnän julkaiseminen: lehdistötiedotteet ja muu materiaali näkyvyyden parantamiseksi.
- Ohjaus ja edustus: neuvonta jäsenille ja osallistuminen julkiseen keskusteluun.
- Tutkimus ja tiedon jakaminen: tiedon keruu, tutkimus ja asiantuntijayhteistyö.
- Yhteisöverkosto: yhteyksien ylläpito muihin alan yhdistyksiin.
- Virkistystoiminta: yhteisölle tarjottavat virkistysmahdollisuudet.
- Matkat ja osallistumistuki: tarkoitukseen liittyvien matkojen järjestäminen ja tukeminen.
- Resurssit: pääsy materiaaleihin, työkaluihin ja tiloihin.
- Tilat ja infra: jäseniä hyödyttävien tilojen ja resurssien tarjoaminen.
- Ammatilliset aloitteet: esitykset ja aloitteet ammatillisten mahdollisuuksien luomiseksi.
- Yhteistyö: viranomaisten, organisaatioiden, yritysten ja yksityishenkilöiden kanssa.
- Edunvalvonta ja aloitteet: ehdotukset, aloitteet ja lausunnot yhdistyksen mission ja vision edistämiseksi.
7. Hallinto: Hallitus
Yhdistyksen toimintaa johtaa hallitus, johon kuuluu vähintään neljä (4) jäsentä:
- Puheenjohtaja
- Varapuheenjohtaja
- Sihteeri
- Rahastonhoitaja
Hallitusjäsenen on oltava yhdistyksen jäsen. Muita hallitusjäseniä voidaan lisätä tarpeen mukaan, ja heidän roolinsa määritellään sisäisesti. Roolien määrittäminen kuuluu kyseisen vuoden puheenjohtajalle vaalikokouksessa ja niitä voidaan muuttaa milloin tahansa yhdistyksen kokouksessa. Hallitus voi koostua enintään kahdeksasta (8) jäsenestä. Hallitus valitaan vaalikokouksessa toimikaudeksi, joka on kalenterivuosi. Tasatilanteessa puheenjohtajalla on ratkaiseva ääni, paitsi vaaleissa, joissa arpa ratkaisee.
Hallituksen tehtävät ja vastuut
- Lakien ja yhdistyksen sääntöjen noudattamisen varmistaminen.
- Yleiskokousten ja hallituksen kokousten koolle kutsuminen.
- Määrättyjen taloudellisten rajojen puitteissa tehtävien menojen hyväksyminen.
- Yhdistyksen edustaminen ulospäin.
- Yhdistyksen varojen ja asiakirjojen hallinnointi.
8. Yhdistyksen allekirjoittajat
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja yksin tai varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja tai hallituksen jäsen, kaksi yhdessä.
9. Taloushallinto: Tilikausi
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätöksen tarkastaa vuosittain toiminnantarkastaja tai tilintarkastaja. Tarkastajana voi toimia myös tilintarkastusyhteisö.
Menot
- Alle 1 000 €: vaatii kahden hallituksen jäsenen hyväksynnän.
- 1 001–4 999 €: vaatii hallituksen virallisen hyväksynnän.
- Yli 5 000 €: vaatii hallituksen kokouksessa käsittelyn ja hyväksynnän.
Hallituksen virallinen hyväksyntä: Tarvitaan yli puolet hallituksen äänistä. Hyväksyntä voidaan antaa sähköisesti (sähköposti, viestintäalustat) tai henkilökohtaisessa tapaamisessa. Hyväksyntää voidaan hyödyntää myös pienissä asioissa, jos hallitus katsoo sen tarpeelliseksi.
10. Tilintarkastus
Tilinpäätös ja tarvittavat asiakirjat on toimitettava tarkastajille viimeistään kuukausi ennen vuosikokousta. Tarkastajien on annettava kirjallinen lausunto hallitukselle viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen vuosikokousta. Yhdistyksen pankkitiliotteet on toimitettava tarkastajille, jos niitä pyydetään.
11. Kokoukset
Vuosikokous
- Pidetään keväällä, helmikuun ja toukokuun välisenä aikana.
- Käsitellään mm. toimintakertomus ja tilinpäätös, niiden vahvistaminen ja vastuuvapaus, jäsenmaksun suuruus sekä toimintasuunnitelma ja budjetti.
- Äänioikeus vuosikokouksessa on vain henkilöjäsenillä.
- Kokouksesta ilmoitetaan jäsenille vähintään 14 päivää etukäteen sähköpostitse.
Vaalikokous
- Pidetään syksyllä, syyskuun ja joulukuun välisenä aikana.
- Valitaan hallituksen jäsenet, tilintarkastaja ja varatilintarkastaja sekä seuraavan vuoden kokouskäytännöt.
- Ilmoitus vähintään 14 päivää etukäteen sähköpostitse.
- Äänioikeus vain henkilöjäsenillä.
Ylimääräinen kokous
- Kutsutaan koolle, jos vähintään 1/10 äänioikeutetuista jäsenistä sitä vaatii.
- Äänioikeus vain henkilöjäsenillä.
- Kokouksesta ilmoitetaan vähintään 2 viikkoa etukäteen, ylimääräisestä kokouksesta vähintään 7 päivää etukäteen sähköpostitse.
Hallituksen kokoukset
- Hallitus kokoontuu tarvittaessa; kutsu vähintään viikkoa etukäteen.
- Kokoukset voivat olla etänä.
- Kokous järjestetään, jos vähintään yksi hallituksen jäsen sitä vaatii.
- Vaali- ja vuosikokouksiin voi osallistua etänä vain viranomaisten tai julkisen sektorin asettamissa poikkeustilanteissa.
12. Sääntöjen muuttaminen
Sääntömuutokset on hyväksyttävä ylimääräisessä kokouksessa vähintään 3/4 enemmistöllä. Kutsussa on mainittava muutoksista.
13. Yhdistyksen purkaminen
Yhdistys voidaan purkaa kahdessa peräkkäisessä ylimääräisessä kokouksessa, joiden välillä on kuukausi, jos vähintään 3/4 äänistä kannattaa purkamista molemmissa kokouksissa. Kokouskutsussa on mainittava asiasta.
14. Yhdistyksen varojen käyttö purkamisen jälkeen
Yhdistyksen purkautuessa jäljelle jäävät varat siirretään sellaiselle yhdistykselle, joka edistää avaruustutkimusta Aalto-yliopistossa ja joka:
- On Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan (AYY) rekisteröity yhdistys
- Ei rajoita ylioppilaskunnan jäsenten mahdollisuutta liittyä yhdistyksen äänivaltaisiksi jäseniksi
- Jonka jäsenistöstä AYY:n jäseniä on ainakin 60 % ja vähintään 10 AYY:n jäsentä
Yhdistys valitaan viimeisessä kokouksessa. Jos tällaista yhdistystä ei ole, varat luovutetaan Aalto-yliopiston ylioppilaskunnalle (AYY).